L’univers des projets

L’équipe opérationnelle de JCI accompagne et conduit le projet de sa conception (montage de projet) à sa mise en œuvre (gestion de projet), tout en assurant une veille régulière sur les publications d’appels à propositions et appels d’offres.

Veille

JCI organise des missions exploratoires afin d’identifier et analyser les besoins exprimés dans les pays bénéficiaires. Les chargés de projets assurent aussi une veille régulière sur les sites des bailleurs de fonds [lien vers page Bailleurs de fonds] afin de suivre les publications d’appels d’offres et d’appels à propositions.

Montage de projet

Dès lors qu’un appel d’offres ou un appel à propositions entrant dans le secteur de la Justice est identifié, JCI sollicite ses membres en vue d’étudier l’opportunité d’une réponse. Si les membres jugent utile de répondre favorablement à l’appel, alors l’équipe opérationnelle de JCI s’attèle au montage d’une proposition de projet en lien avec les partenaires et experts avec qui elle entend se positionner. S’ensuivent les activités ci-après :

  • Appui à la compréhension des termes de référence ;
  • Identification des partenaires pour monter un consortium, le cas échéant ;
  • Organisation de réunions de travail et répartition des tâches ;
  • Développement de méthodes et d’outils de travail nécessaires pour une préparation efficace du projet (rétroplanning, tableaux Excel) ;
  • Identification de l’expertise adaptée aux besoins (chef de projet, experts long-terme, experts court-terme) ;
  • Rédaction de la méthodologie (déclinaison et description des activités nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés, méthode employée pour obtenir les résultats attendus) ;
  • Définition du calendrier de mise en œuvre du projet (chronogramme) ;
  • Elaboration d’un budget.

Gestion de projet

Dès lors que le projet est remporté par JCI ou le consortium, on entre dans la phase de « gestion de projet » consistant en la mise en œuvre effective de l’ensemble des activités en vue d’atteindre les objectifs fixés par les bénéficiaires.

  • Pilotage du projet :
    • Mise en œuvre des activités du projet (plan de travail) ;
    • Mobilisation de l’expertise appropriée ;
    • Organisation des missions, visites d’étude, séminaires et stages administratifs ;
    • Mise en place d’outils de gestion et d’évaluation et de tableaux de bord.
  • Gestion administrative, financière et comptable :
    • Contrôle et mise à jour du budget ;
    • Préparation des rapports financiers : vérification de la conformité des pièces justificatives (justificatifs de dépenses, documents contractuels…) et archivage en vue d’audits.
  • Animation du réseau partenarial
    • Animation du consortium ;
    • Dissémination des informations ;
    • Organisation de réunions en vue d’assurer la cohésion du consortium (comités de pilotage).
  • Communication
    • Elaboration de stratégies de communication et visibilité ;
    • Développement d’outils de communication (site Internet, newsletter, communiqués de presse, brochures de présentation du projet).
  • Suivi juridique
    • Contractualisation des experts ;
    • Rédaction de l’accord de consortium ;
    • Respect des obligations décrites dans l’accord de consortium et les procédures propres au bailleur.