Ukraine- Travailler à distance

Publé le 18 mai 2020

« Durant le vol retour de Kiev le Vendredi 13 mars 2020, je planifiais toujours d’être de retour en Ukraine le dimanche. Mes derniers jours là-bas semblaient normaux et je ne m’attendais pas à ce que la situation change si vite et si drastiquement. L’équipe a continué à travailler de manière habituelle, à rencontrer nos partenaires et à participer aux événements. Cependant, certaines restrictions étaient déjà mises en place. Il faisait chaud comme le veut cette période de l’année, et les magasins et les restaurants étaient ouverts. La rue Khreshchatyk était remplie de personnes, des musiciens jouaient sur la place Maïdan. Tout le monde semblait attendre avec impatience l’été.

Je ressentis un sentiment particulier seulement à l’aéroport de Boryspol. Il était bien plus vide que d’habitude. Pas de vols pour les touristes voyageant vers des lieux exotiques. Il y avait seulement quelques personnes dans les restaurants qui étaient d’habitude remplis de monde et le personnel portait des masques et des gants. Je recevais des messages de mes amis me demandant si j’étais parvenue à retourner en Pologne alors que des rumeurs laissaient dire que les frontières seraient bientôt fermées. En atterrissant à Warsaw, j’ai appris que cela venait juste de se produire, mon vol était le dernier. Le lendemain, je recevais un message me prévenant que mon vol retour pour Kiev était annulé.

J’ai pensé à retourner en Ukraine en voiture, notamment car je vis près de la frontière mais ce n’était pas faisable. Des milliers d’ukrainiens, venant de toute l’Europe, étaient déjà en train de se dépêcher de rentrer chez eux en passant par les frontières polonaises. Il y avait des queues de contrôles frontaliers qui faisaient des dizaines de kilomètres. L’Ukraine imposant l’interdiction des transports publics, il n’était pas possible de retourner à Kiev en bus, en train ou en avion.

Il n’y avait donc pas d’autre solutions que de travailler à distance.

Le dimanche soir, j’ai contacté les experts nationaux de mon équipe : Polina Li et Svitlana Maistruk. Nous nous sommes mises d’accord de faire une visioconférence le lendemain matin afin de discuter de la manière dont nous pouvions procéder dans ces circonstances. Nous avions déjà utilisé ce moyen de communication durant quelques mois, notamment pour les discussions avec nos experts internationaux lorsque nous avions besoin d’avoir leurs opinions sur différents sujets pertinents pour leurs missions. Cela a bien fonctionné, mais nous n’étions pas certains que cela fonctionnerait en tant que seul et unique moyen de communication.

Le 17 mars 2020, nous avons commencé notre première et régulière visioconférence. Nous nous sommes mis d’accord sur le fait que chaque matin il était important de faire une réunion afin de continuer à travailler ensemble, particulièrement en ces temps difficiles. Ainsi, des réunions régulières à 10h (heure de Kiev) sont devenues un élément permanent de notre routine. C’est le meilleur moment pour discuter des activités en cours, partager son expérience et des idées et faire des projets. C’est également le moment où nous buvons virtuellement un café ensemble. Au départ, c’était peut-être un peu étrange, tout le monde ne se sentait pas à l’aise de parler, mais rapidement les visioconférences sont devenues naturelles, et actuellement nous avons des conversations très fructueuses de cette manière. Nous ne remarquons presque plus que ce sont des conversations en ligne. Grâce à cela, nous avons le sentiment d’être une équipe. Cela ne fait pas référence uniquement aux membres permanents du personnel mais également à nos experts courts termes, à la fois internationaux et nationaux qui nous rejoignent très souvent lors des appels. Les visioconférences du matin sont désormais notre manière de commencer notre journée.

La première tâche la plus importante était de revoir notre planning afin d‘établir ce qui pouvait toujours être fait malgré les limitations sur les contacts personnels directs. Nous sommes parvenus à la conclusion qu’une grande partie de nos activités pouvaient toujours être mises en œuvre, même en travaillant à distance. En principe, notre tâche principale est de fournir des opinions d’experts, de développer des concepts, des stratégies, des programmes de formations, et ce travail intellectuel peut être produit tout en travaillant en ligne. Bien évidemment, il y a toujours des livrables qui ont besoin d’être physiquement mis en place (comme la signalisation pour les Tribunaux Modèles, mais la majorité des activités peuvent être continuées.

Nous gardons contact avec nos experts internationaux engagés dans différentes missions. Ils ont déjà visité l’Ukraine plusieurs fois, donc ils ont connaissance de l’état d’avancement et des principaux défis concernant le système judiciaire local. Ainsi, ils peuvent aller encore plus loin dans le développement des documents de réflexion et d’autres documents qui doivent être produits conformément au planning. Peu importe lorsque cela est nécessaire, nous faisons des réunions en visioconférence avec eux pour discuter de questions spécifiques ou des mesures à prendre. Il est nécessaire de souligner que le télétravail se trouve être très efficace et productif.

Toutes les activités dépendent d’une coopération sans problème avec les partenaires ukrainiens. Au cours du projet, nous sommes parvenus à développer des relations proches et amicales avec eux. Cela facilite grandement notre coopération malgré la limitation des contacts. C’était pour nous une importance primordiale de montrer que l’équipe du projet continuait à travailler sur la mise en œuvre des activités prévues avec la même qualité et le même engagement. Jusqu’à maintenant, nous avons déjà tenu plusieurs réunions avec des représentants de tous les corps de la gouvernance judiciaire et nous avons continuer de travailler avec eux sur diverses actions, concepts et autres documents. Nos partenaires ukrainiens se sont adaptés très rapidement à notre nouvelle méthode de coopération. Nous sommes tous constamment en train d’apprendre et de chercher de nouvelles solutions et options venant de ce mode de fonctionnement.

Durant ces quelques semaines de télétravail nous n’avons annulé aucune réunion qui était prévue. Nous avons suivi le planning qui était préparé à l’avance dans des circonstances normales, et nous continuons à ajouter de nouvelles activités.

Cocnernant l’Initiative de Tribunaux Modèles (MCI), nous avons tenu des réunions régulières en visioconférence du comité de projet du MCI avec la participation de tous les intervenants (32 participants) afin de discuter de l’état d’avancement de la mise en œuvre du MCI et des mesures à prendre. Suite aux nouvelles circonstances, nous avons livré une formation sur les bonnes pratiques des politiques de ressources humaines qui visent à renforcer la capacité des juges et du personnel judiciaire en travaillant à distance (avec 100 participants). Une équipe d’experts nationaux et internationaux ont finalisé la Procédure d’Opération Standard sur la réception intégrée et le chapitre pour le manuel sur le MCI concernant les bonnes pratiques des politiques de ressources humaines devant être appliquées dans les tribunaux. Nous sommes actuellement en train de discuter de ces documents avec nos partenaires ukrainiens, en travaillant en ligne bien évidemment.

L’autre sujet important au sein du MCI est le renforcement de la sécurité dans les tribunaux, qui est également développé en utilisant les moyens de communication en ligne. L’équipe du projet a mené un sondage pour les juges et les chefs de cabinet dans les tribunaux en ce qui concerne l’évaluation des besoins en terme de sécurité (nous avons reçus plus de 3000 réponses). Sur la base des données collectées, les experts nationaux et internationaux sont en train de finaliser les plans de formation. Cela inclue des séminaires en ligne en temps réel et des cours en ligne asynchrones sur la sécurité personnelle des juges et du personnel judiciaire, qui vont être livrés prochainement. Nos experts sécurité sont également en train de travailler étroitement avec les partenaires locaux sur le développement de Procédures d’Opération Standard devant être appliquées dans le domaine de la sécurité des tribunaux.

,Un autre domaine important de notre activité est la continuation de la coopération avec l’Ecole Nationale des Juges. Une série de séminaires pratiques allaient être lancés à la fin du mois de mars sur un sujet dédié au rôle de mentor dans le système de formation des qualités professionnelles pour un futur juge. Toutefois, son organisation a été suspendue en raison des restrictions de la pandémie. Dans le but de maintenir la motivation des mentors impliqués, il a été décidé d’ajuster le programme de la formation pour le format en ligne des séminaires. Ainsi, nous utilisons cette opportunité, résultant du travail à distance, pour améliorer et développer des formations en ligne offertes par l’école, en utilisant les bonnes pratiques pour cette forme d’éducation.

Il y a également de plus petites équipes d’experts, avec l’implication d’avocats ukrainiens et internationaux, qui travail avec les partenaires locaux sur divers documents de réflexion et stratégiques visant à améliorer le fonctionnement du système judiciaire en Ukraine.

Ce sont seulement des exemples d’activités de notre équipe à Kiev. Je suis convaincue que nous en faisons le plus possible en ces temps difficiles. Etonnamment, je peux dire que l’esprit d’équipe s’accroît. Lorsque nous nous retrouverons tous à Kiev à nouveau, nous ferons mieux qu’auparavant. »

Anna Adamska-Gallant, Expert clé sur la réforme judiciaire.

Projets liés